Cardea clinic

VOORSTELLING

De Cardea Clinic (bvba Fugase) is een private kliniek die zich situeert binnen de gezondheidssector. Hieronder zijn de missie, doel en kernwaarden opgenomen. Verder is een beknopt organogram opgenomen en tenslotte eindig ik met een persoonlijke reflectie op mijn ervaringen binnen Cardea.

MISSIE

Patiëntvriendelijke aanpak door

korte wachttijden
vlotte bereikbaarheid
korte afstand parking - kabinet

doel

Professionele en kwalitatieve dienstverlening

kernwaarden

persoonlijk
kwalitatief
laagdrempelig

Onderzoek - diagnose - behandelplan in één

Excellentie in advies omtrent preventie en levensstijl.

TEAM

Het Eyecenter bestaat op zichzelf. Het center heeft 4 vestigingen, verspreid over Sint-Martens-Latem, Eeklo, Gavere en Merelbeke. De vier bovenstaande artsen werken in meerdere van deze vestigingen. Patiënten kunnen hier terecht voor een algemene oogcontrole, maar ook voor (informatie over en de voorbereidingen op) operaties.

De oogartsen worden ondersteund door optometristen, zij voeren oogmetingen uit, en een verpleegkundige. Zij neemt de problematiek "droge ogen" op zich.

Cardea Clinic heeft 5 disciplines: radiologie, neurologie, reumatologie, plastische chirurgie en podologie. Deze artsen en paramedici, uitgezonder de pogologe, zijn verbonden aan een ziekenhuis. Naast Cardea Clinic werd ook MOM+ uit de grond gestampt. Dit is een expertisecentrum voor vrouwen en (toekomstige of wens-) mama's. Ook MOM+ heeft een uitgebreid zorgaanbod om zoveel mogelijk tegemoet te kunnen komen aan specifieke hulpvragen.

Meer informatie over het Eyecenter, Cardea Clinic of MOM+? Klik gerust door naar de website via de vetgedrukt woorden.

Mijn ervaring

2024

Een nieuwe stage, een heel pak ervaringen rijker...

Na een zoektocht naar een stageplaats dichter bij huis, kwam ik uiteindelijk toch in Merelbeke uit, namelijk bij de Cardea Clinic. De privékliniek had meteen mijn interesse door de grote waaier aan hulpverleners (zie "Team" hierboven).

Bij de start van mijn stage, werden al snel twee zaken duidelijk:

1 er zijn ontzettend veel dingen waar ik aandacht voor moet hebben;

2 ik word heel erg gesteund, begeleid en opgevangen.

Aangezien ik secretariaat deed voor zowel Cardea Clinc als voor het Eyecenter als voor MOM+, waren er enorm veel zaken om rekening mee te houden. Ik merkte dat dit soms wat veel kon worden voor mij, waardoor ik zaken durfde vergeten of onzeker werd over mezelf en steeds bevestiging vroeg aan mijn stagebegeleidster.

Nadat ik enkele weken meedraaide, verduidelijking vroeg, notities maakte en open gesprekken kon hebben over mijn stagetraject en attitude als stagiaire, voelde ik mijn zelfvertrouwen groeien. Ik kreeg meer inzicht in de werking van Cardea, noteerde tips van Chelsea en maakte duidelijke schema's voor moeilijke handelingen. Dit zorgde voor rust en overzicht, waardoor ik meer tevreden was over mijn eigen presteren.

Los van het presteren op professioneel vlak, bouwde ik ook snel een relatie op met de collega's. Ik voelde me welkom en kreeg de ruimte om te groeien. Deze leuke omgeving zorgde ervoor dat ik met plezier naar stage vertrok! Ik voelde grote dankbaarheid vanuit het team maar de dankbaarheid vanuit mij is mogelijks nog groter.

Mijn taken opgelijst

In drie maanden tijd kreeg ik natuurlijk de kans om van zoveel mogelijk verschillende taken te proeven.

Tijdens de eerste weken lag de nadruk voornamelijk op het onthaal, zowel telefonisch als via mail en fysiek aan de balie. Nadien verdiepte ik me alsmaar meer in de meer administratieve taken.

Mijn takenpakket voor het onthaal bestond uit:

- in- en uitschrijven van patiënten;

- nieuwe patiënten registreren;

- (vervolg)afspraken inboeken;

- externe onderzoeken/afspraken maken in opdracht van artsen;

- telefoons beantwoorden;

- mails beantwoorden;

- post opvolgen;

- contact onderhouden met externe stakeholders;

- patiënten informeren over hun ingreep.

Voor de administratieve taken mocht ik

- kasbladen opmaken;

- consultaties voorbereiden;

- operatiedocumenten opmaken;

- attesten opmaken en verlengen.

Buiten deze taken als health care manager, hielp ik mee nadenken over het optimaliseren van de werking van Cardea, mocht ik niet-invasieve medische handelingen uitvoeren zoals oogtesten afnemen en medicatie voorschrijven onder goedkeuring van de arts

Waarden in de praktijk

Waarden en theorie is één, maar hoe vertalen de waarden van Cardea zich in de praktijk?

Allereerst is er patiëntgericht- en vriendelijkheid. De hulpverleners van Cardea zetten echt wel in op patiëntgericht werken. Aan de balie springt de verpleegkundige soms in om patiënten zo vlot mogelijk te helpen, de telefoon wordt ingeschakeld zodra iemand van het secretariaat aanwezig is en mails worden meestal de dag zelf beantwoord.

Op vlak van consultaties, gebeurt het regelmatig dat hulpverleners vroeger komen of langer blijven omdat dat voor de patiënt beter uitkomt. De medewerkers passen zich zoveel als mogelijk aan aan de patiënt.

Daarnaast is er ook de bereikbaarheid. De kliniek is soms moeilijk te vinden: er bestaat ook een hundelgemse steenweg aan de andere kant van Merelbeke. Om deze verwarring te vermijden, geven we steeds het adres van de buurman: de petrus paulus rubenslaan 1. Sommige patiënten bellen dan ook effectief aan bij de buurman. Om dat te vermijden beschrijven we ons gebouw: een witte appartementsblok met een kleine parking en een vlag van Eyecenter buiten. Op deze manier verhogen we de bereikbaarheid en helpen we de patiënten om ons zo vlot mogelijk te vinden.

Niet alleen het verhogen van de fysieke bereikbaarheid wordt bewaakt, maar ook telefonisch en digitaal is er oog voor. In een voicemail wordt het telefoonnummer meerdere keren herhaald en op het automatisch antwoordapparaat wordt het telefoonnummer en de website vermeld.

Laagdrempeligheid probeert het team van Cardea te realiseren door voor of samen met de patiënt na te denken over de beste hulp. Alle collega's van de Cardea Clinic, het Eyecenter of MOM+ weten van elkaar waarvoor patiënten bij hen terecht kunnen. Op die manier kan iedereen intern doorverwijzen en hoeft de patiënt dit niet zelf uit te zoeken.

leer
resultaten

01

In een interculturele, internationale en multidisciplinaire context netwerken en samenwerken met interne en externe stakeholders met diverse profielen, met een optimale afstemming tussen eigen talenten en die van anderen.

Doordat ik vrij snel in de werking van Cardea werd gegooid, ging het inwerken vrij vlot. Ik nam de rol van de veelzijdige administratieve medewerken op en probeerde mijn talenten hier zo goed mogelijk in uit te spelen (geduldig, duidelijke communicatie, flexibel ed). Doordat de werkcontext soms vrij complex kan zijn, wordt veel flexibiliteit en aanpassingsvermogen vereist.

02

Als ambassadeur van en connector in de zorgorganisatie servicegericht en medisch correct communiceren in een interculturele, internationale en multidisciplinaire context in het Nederlands, Frans en Engels met interne en externe stakeholders met diverse profielen (Nederlands ERK C2, Frans en Engels productief: ERK B2 en receptief: ERK C1).

Ik probeer steeds zo servicegericht mogelijk te communiceren, je werkt tenslotte voor de hulpverlener en voor de patiënt. Ondertussen heb ik al heel wat telefoons afgehandeld, in het Nederlands, Engels en Frans. Als ik zelf moet opbellen, denk ik van tevoren na hoe ik de boodschap het best formuleer. Indien ik zelf opgebeld wordt, en snel moet schakelen naar een andere taal, probeer ik steeds terug te vallen op de inhouden die aan bod kwamen in de les. Ik heb geen schrik om in een andere taal te communiceren, maar ik voel zelf wel dat hier nog veel te leren valt. Ik kijk er dan ook naar uit om te groeien in mijn talenkennis.

03

Efficiënt en doelgericht plannen en organiseren met respect voor de waarden en normen van de zorgorganisatie, de beroepsdeontologie binnen de zorgsector en de maatschappelijke normen.

Als ik voor een organisatie werk, vind ik het normaal dat je naar diens waarden en normen handelt. Ik ga steeds doelgericht tewerk, wat aanvankelijk - doordat ik nog niet helemaal ingewerkt was - misschien niet altijd even efficiënt verliep. Ik geloof dat dit hand in hand gaat met ervaring. Vertrouwelijke en gevoelige informatie probeer ik steeds zo discreet mogelijk te benaderen - bijvoorbeeld door enkel de behandelende zijde te benoemen in plaats van het specifieke lichaamsdeel of door al fluisterend te overleggen met collega's indien er patiënten in de wachtzaal zitten.

04

Vertrekkende vanuit het strategisch beleid en de principes van kwaliteitsmanagement, zorgprocessen en administratieve processen vormgeven en optimaliseren.

Ik denk mee na over verbeterpunten en optimalisatie binnen Cardea Clinic, maar als stagiaire voel ik me nog niet in de positie om hier uitspraken over te doen. Ik pols naar de mogelijkheden, bijvoorbeeld het synchroniseren van agenda’s, maar ik heb geen zicht op de praktische haalbaarheid hiervan. Ik kan voorstellen doen, maar om ze effectief uit te voeren of te realiseren voel ik me nog te onbekwaam als stagiaire.

05

Binnen de specifieke (bedrijfs)economische en juridische context servicegericht commerciële, financiële en ondersteunende bedrijfsactiviteiten van de eigen professionele entitieit binnen de gezondheidsorganisatie accuraat uitvoeren en opvolgen.

Het in-/uitschrijven van patiënten en het inboeken van (ver)volgafspraken verliep aanvankelijk stroef en twijfelend. Elke arts heeft zijn eigen voorkeur en zijn eigen manier van werken. Dit maakte het soms verwarrend. Ook het correct registreren van betalingen vroeg enige oefening, maar uiteindelijk werden deze taken mij volledig toevertrouwd. Telefonisch onthaal was aan het begin mijn grootste werkpunt, maar dankzij de aanpak van de collega's had ik dit ook snel onder de knie.

06

Met voldoende zelfinzicht eigen kennis, vaardigheden en attitudes ontwikkelen en actualiseren om verder te groeien ten behoeve van een brede en blijvende inzetbaarheid in de zorgsector en in een voortdurend veranderende maatschappij.

Specifiek binnen Cardea erkende ik mijn zwaktes (agenda neurologie, operatieplanning oogartsen) en vroeg ik zelf om extra uitleg of oefenkansen. Als ik dit breder trek, lijkt het me wel een sterk teken van zelfkennis en initiatief nemen om hierin te groeien. Blijven bijleren en optimaliseren is de drijfkracht, wat in elk werkveld van toepassing is.

Als administratieve kracht is het soms moeilijk om het overzicht te bewaren, ik merk dat ik het daar soms moeilijk mee heb. Ondertussen heb ik verschillende manieren gevonden om zaken te onthouden en te ordenen: kladblad, notitieschriftje, taken in Google Agenda...

Dit leerresultaat wordt beschreven doorheen mijn volledige portfolio. Meer leest u in mijn SWOT-analyse en onder de pagina "Wat wil ik".

07

Op basis van het zorgpad de zorgprocessen patiëntgericht coördineren met respect voor de deontologische code.

Binnen Cardea Clinic worden heel veel verschillende pathologieën behandeld - voornamelijk binnen de tak van het Eyecenter. Hier kreeg ik regelmatig vragen over van patiënten, maar ik kende inhoudelijk te weinig om hier correct op te kunnen antwoorden. Tijdens de eerste weken van mijn stage verdiepte ik mij in deze oogaandoeningen door brochures te lezen, de website door te nemen, vragen stellen aan en me informeren bij de verpleegkundige en bij Chelsea.

08

Implementeren van de bepalingen van de gezondheidsfinanciering, zowel vanuit het standpunt van de (inter)nationale zorgvrager als de zorgverlener.

Wat de facturatie of andere financiële of puur administratieve zaken betreft, beperkte mijn takenpakket zich tot het Eyecenter: het opstellen van operatiedocumenten of het maken van de kasbladen na de consultaties van de oogartsen. Facturatie voor radiologie deed Chelsea zelf en andere administratie voor het Eyecenter gebeurde door een collega van een andere vestiging in Latem.

09

Niet-invasieve medische handelingen uitvoeren en ondersteunen.

Mijn takenpakket tijdens stage beperkte zich tot het secretariaat (onthaal, administratie). Heel af en toe kreeg ik de kans om twee oogmetingen te doen: de oogdrukmeting en het spleetlamponderzoek. Ik was blij dat ik hiertoe de kans kreeg, maar hier moet ik duidelijk nog wat op oefenen.